En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo, almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e instituciones. En el año 2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la función archivística del Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen funciones públicas.
Sin embargo, se hace necesario que las instituciones privadas cumplan con dicha ley y demás principios reglamentarios. Es entonces como en el año 2014 se promulga la Resolución 8934, la cual establece directrices en materia de gestión documental y organización de archivo; estas deben ser acatadas por las entidades sujetas a inspección, control y vigilancia por parte de la SIC.
Dicha resolución no solamente demanda el cumplimiento de la normatividad archivística nacional, sino que también exige la correcta organización, recepción, distribución, conservación y consulta de los documentos de archivo. Igualmente, las empresas deben garantizar la disponibilidad de la información al momento de ser requerida por los agentes del Estado.
Según la reglamentación, las entidades vigiladas por la SIC deben constituir un comité interno de archivo o una instancia equivalente, cuando sea procedente, el cual estará a cargo de la toma de decisiones referentes a la gestión documental al interior de la empresa.
Por lo tanto y para estar al día con la ley, a las empresas privadas les corresponde adoptar e implementar diferentes instrumentos archivísticos que les permitan garantizar la organización, seguridad y preservación de los datos. Hoy esto es posible mediante el uso de nuevas tecnologías de información, ya que los sistemas de gestión documental actuales se apoyan en la creciente evolución de herramientas digitales, las cuales se han consolidado como los principales motores del cambio y la innovación.
La ley no es un impedimento, es una oportunidad
Este compendio normativo no debería ser un obstáculo; muy por el contrario, se puede convertir en una gran oportunidad para que las empresas que aún no se han puesto a tono con la ley, utilicen las herramientas disponibles para hacer de la gestión documental y la administración de archivo, procesos claves que apoyen los planes estratégicos de la organización.
Por ejemplo, de acuerdo con nuestra experiencia en diferentes proyectos de implementación del sistema de gestión documental, hemos evidenciado que algunas compañías no cuentan con talento humano capacitado en el área de archivo y el proceso de adopción podría mejorar considerablemente si se contratan archivistas profesionales y se llevaran a cabo asesorías previas con empresas especializadas en la materia. De hecho, la ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva a dichas funciones.
Por ello, consideramos que las empresas deben contemplar la gestión documental como una tarea de alta responsabilidad asociada a todas las áreas de la compañía, y como un proceso que cuente con el respaldo de la alta gerencia. De hecho, la ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado, con formación específica en la materia y con dedicación exclusiva a dichas funciones.
Un sistema de gestión documental adecuado permitirá cumplir los requerimientos exigidos por la ley, pero al mismo tiempo se convertirá en un proceso estratégico clave para que las tareas diarias al interior de las empresas sean mucho más eficientes y los flujos de trabajo administrativo mejoren visiblemente.
- Evalúa el estado actual del proceso documental e identifique los aspectos críticos al interior de su compañía.
- Determina los requerimientos administrativos, económicos y tecnológicos de la gestión documental.
- Involucra a todos departamentos de la compañía y acerque a la alta dirección al proceso.
- Estructura con un programa de gestión documental, una tabla de retención documental, un cuadro de clasificación documental, tablas de valoración documental y un reglamento interno de archivo.
- Ten en cuenta que el proceso de archivo mejora cuando se cuenta con profesionales en la materia.
- Sistematiza el proceso a través de herramientas tecnológicas especializadas en la gestión de información.
- Defina fases de implementación y establezca programas específicos.
- Asigna responsables y líderes exclusivos para el tratamiento de la información y el archivo.
- Integra el sistema de gestión documental a otros procesos de la empresa. Así optimiza tiempos de respuesta en consulta y recuperación de documentos.
Si deseas conocer acerca de nuestra solución SINCO SGD (Sistema de Gestión Documental), haz clic aquí.
