La implementación de un software especializado para la gestión documental en proyectos de construcción permite optimizar los flujos de trabajo. Al centralizar la documentación en una única plataforma, se facilita el acceso, la actualización y la consulta de los documentos, evitando redundancias y demoras en la búsqueda de información. Esto se traduce en un incremento significativo en la eficiencia y una notable reducción en los tiempos de gestión.
Además, la reducción de procesos rutinarios, como la aprobación y la distribución de documentos como facturas, se libera tiempo valioso que puede ser dedicado a tareas críticas del proyecto.
¿Qué beneficios otorga un software de gestión documental?
Precisión y reducción de errores
El uso de software en la gestión documental ayuda a estandarizar los procesos de correspondencia, como de registro y consulta de archivo, disminuyendo las posibilidades de errores humanos. Con funcionalidades como el control de versiones y la trazabilidad de los procesos ejecutados, se asegura que todos los involucrados trabajen con la información segura, actualizada y precisa.
Esto es especialmente relevante en la industria de la construcción, donde la falta de documentación puede resultar en costosos retrasos o afectaciones en la obra.
Acceso remoto y en tiempo real
La posibilidad de acceder a la documentación de manera remota es esencial en un sector donde los equipos de trabajo suelen estar distribuidos entre oficinas y sitios de construcción. Los software de gestión documental ofrecen una plataforma en la nube que permite a los usuarios consultar y administrar sus documentos desde cualquier lugar y dispositivo, asegurando una mayor productividad entre las áreas que se correlacionan en un proyecto.
Esta conectividad mejora la comunicación y permite una respuesta más ágil ante imprevistos o cambios en la documentación en la documentación o facturación de un proyecto.
Seguridad y cumplimiento de la normativa
Un software de gestión documental brinda múltiples capas de seguridad que protegen la información sensible de accesos no autorizados y ciberataques. Además, facilitan el cumplimiento de la Ley 594 o Ley General de archivos como un estándar en la industria documental. Esto no solo salvaguarda la integridad de la documentación, sino que también simplifica las auditorias y garantiza la transparencia en el actuar de los procesos de una compañía.
Apoyo en la toma de decisiones basada en la gestión documental
Un software de gestión documental proporciona una base de información importante para la toma de decisiones en pro de establecer estrategias que permitan la centralización, organización e implementación de flujos documentales relevantes que agregan valor a los procesos, así es posible identificar cuellos de botella y prever desafíos que permitan enfocar los esfuerzos en la planificación y asignación de recursos, contribuyendo a la rentabilidad y éxito de los proyectos.
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