En el camino hacia la transformación digital de las compañías colombianas, es fundamental hablar de la facturación electrónica, que es la evolución de la factura tradicional, pero que conserva los mismos efectos legales y validez de la factura de papel y como su nombre lo indica, genera, valida, expide, recibe y conserva electrónicamente los datos tributarios.
“Dado que Latinoamérica lidera el crecimiento de la Facturación Electrónica a nivel mundial, Colombia decidió embarcarse en este nuevo proyecto desde el 2015 mediante el Decreto 2242, el cual establecía obligatoriamente la implementación de este proceso en las empresas clasificadas como grandes contribuyentes, desde ese momento las empresas se han ido integrando paulatinamente a este proyecto, logrando en tiempo récord para Junio del 2020, la implementación en más de 360.000 compañías” menciona Ximena Peñuela Sosa, consultor senior de SINCO ERP.
Dentro de los beneficios que tiene la factura electrónica se puede encontrar la automatización y minimización de los procesos manuales, que, en muchos casos, estos últimos, retrasan los procesos de las compañías. SINCO ERP, el software del sector constructor, inmobiliario y de infraestructura en Colombia y la región, desarrolló la solución ideal con el módulo SINCO FE (Facturación Electrónica) y los dos submódulos de Recepción y Emisión electrónica.
SINCO FE – Emisión cuenta con un proceso automatizado que tiene como finalidad capturar los datos de los documentos, tipo factura de venta y nota crédito, generados desde los diferentes módulos del ERP, para realizar su transmisión al proveedor tecnológico, permitiendo un proceso transparente para nuestros clientes.
“Durante la implementación del proceso de validación previa, la DIAN dio las primeras pautas para la regulación del proceso de recepción electrónica, siendo específico en su estructura y distribución, lo cual permitía a los adquirientes de las facturas recibir el documento validado por la DIAN, con estas nuevas disposiciones nació la idea de un proceso de recepción electrónica integrado a los flujos de validación, aprobación y pago en SINCO ERP. El módulo de Recepción Electrónica expone la información contenida dentro del XML y cualquier adjunto enviado por el proveedor, en los módulo de SINCO ERP, permitiendo dentro de cualquiera de los procesos la consulta y validación del documento electrónico, cuenta con un plus y es el notificar a través de correo al proveedor la aceptación y rechazo de estos”, señala Peñuela.
SINCO RE permite centralizar y gestionar la recepción de los documentos electrónicos. Cuenta con una interacción de comunicación mediante correos electrónicos entre los proveedores y los usuarios encargados del proceso de recepción.
El submódulo SINCO Emisión Electrónica, dado que está integrado en el proceso de facturación, permite que los clientes tengan un proceso transparente frente a la DIAN, asegurando que la contabilidad de las compañías que operan este submódulo se transmita al proveedor tecnológico.
Para SINCO ERP es de vital importancia actualizar las soluciones para estar al día con las normatividades, leyes y brindar una mejor experiencia de usuario. “El submódulo de Emisión Electrónica, se desarrolló hace seis años y las actualizaciones que se realizan están basadas en las normativas de la DIAN, en cuanto a documentos electrónicos y a las necesidades de nuestros clientes. En cuanto a Recepción Electrónica (SINCO RE), las actualizaciones se desarrollan a la medida de nuestros clientes, aunque tenemos un enfoque en el cumplimiento de la normatividad, nuestra finalidad son las necesidades puntuales del sector de la construcción y la de nuestros clientes”, resalta.
Constructora Bolívar, Arquitectura y Construcciones ARCONSA, Prodesa, Ar Construcciones Bienes & Bienes, Valvilco, Constructora Capital y Pavimentos de Colombia son algunos de nuestros aliados en Colombia que optimizan sus procesos de facturación, emisión y recepción electrónica con SINCO ERP, gracias a la integración que brindan nuestras soluciones.
“El submódulo de Recepción Electrónica se integra con los módulos que más impactan el proceso de pago. Nos integramos con SINCO ADPRO, por ejemplo, desde sus opciones de pre y aprobación de actas y entradas podrán consultar toda la información recibida por el módulo RE, el área contable de la compañía puede consultar la representación gráfica y los datos de la factura a través de un visor de documentos. Igualmente, SINCO Emisión Electrónica se integra con todos los módulos de SINCO ERP que generan facturas sin inconvenientes y de manera automática transmite la información a los proveedores tecnológicos aliados”, enfatiza Alexandra Peñuela.
Nuestra solución SINCO FE (Facturación Electrónica) y los submódulos de Recepción y Emisión Electrónica optimizan la gestión y administración de los procesos de facturación electrónica, mejoran la relación entre clientes y proveedores, facilitan el intercambio de documentos y minimizan la falsificación de dichos documentos tributarios.
SINCO ERP está listo para acompañar a tu compañía en la transformación digital. Contáctanos ahora e implementa los módulos de Facturación Electrónica, Emisión y Recepción Electrónica. (construyamosjuntos@sinco.com.co)
