En el dinámico entorno empresarial actual, la eficiencia y la automatización se han convertido en pilares fundamentales para el éxito. Con esto en mente, hemos desarrollado el módulo de Emisión Electrónica, diseñado para optimizar y simplificar la transmisión electrónica de las facturas y los documentos soportes. Este módulo permite que cualquier documento generado desde los diferentes módulos de SINCO ERP sea transmitido a la plataforma de la DIAN. Lo más destacado es que este proceso se realiza de manera automática, eliminando la necesidad de intermediarios y, por ende, reduciendo costos y tiempos operativos. Con esta solución, no solo garantizamos el cumplimiento de la normatividad vigente, sino que también ofrecemos a las empresas unas herramientas que les permitirán optimizar su gestión financiera y administrativa.
¿Cómo funciona SINCO FE?
El proceso comienza cuando se genera una factura o un documento soporte en SINCO ERP, estos documentos son identificados automáticamente por el módulo de Emisión Electrónica y entonces se realizan las siguientes acciones:
- Identificación del documento: el sistema detecta la existencia de una nueva factura o documento soporte que debe ser transmitido a la plataforma de la DIAN.
- Extracción de datos: toma todos los datos necesarios de los documentos, asegurando que se capturen con precisión todos los detalles requeridos.
- Transformación de datos: los datos extraídos se transforman conforme a las normativas establecidas por la DIAN. Esto incluye el formato y la estructura XML específicos que deben cumplir estos documentos electrónicos.
- Transmisión electrónica: finalmente, el documento transformado se envía electrónicamente a la plataforma de la DIAN, cumpliendo con todos los requisitos legales y técnicos.
Trazabilidad y control: un valor añadido
Una de las características más destacadas del módulo de Emisión Electrónica es su capacidad para proporcionar una completa trazabilidad de los envíos realizados. El sistema genera un informe detallado que permite a los usuarios conocer el estado de la transmisión de cada documento transmitido. Este informe incluye información relevante como:
- Fecha y hora de transmisión
- Fecha y hora de expedición
- Estado de la transmisión del documento frente a la DIAN (pendiente, recibido, rechazado)
- Estado de la notificación emitida a los clientes con la factura electrónica (pendiente, entregada, entregada parcialmente, no entregada)
- Identificadores únicos de cada documento para su seguimiento
Este nivel de trazabilidad no solo asegura la transparencia en el proceso, sino que también facilita la detección y solución de cualquier problema que pueda surgir durante la transmisión de los documentos.
Beneficios para su empresa
La implementación del módulo de Emisión Electrónica ofrece múltiples beneficios:
- Cumplimiento normativo: garantiza que todos los documentos cumplan con las normativas de la DIAN
- Sin intermediarios: transmite desde el ERP los documentos directamente a la plataforma de la DIAN, sin necesidad de contar con un proveedor tecnológico
- Eficiencia operativa: automatiza el proceso de transmisión, reduciendo el tiempo y el esfuerzo manual
- Seguridad y precisión: minimiza el riesgo de errores en la transcripción de datos desde otras plataformas
- Transparencia y control: proporciona informes detallados que permiten un seguimiento exhaustivo de cada documento
En conclusión, el módulo de Emisión Electrónica de SINCO ERP representa una solución avanzada y eficiente para el proceso de generación y transmisión de los documentos electrónicos a la DIAN. Al ingresar esta herramienta, las empresas no solo cumplen con las normativas de manera efectiva, sino, que también optimizan sus procesos internos, reducen costos y eliminan la dependencia de terceros.
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