Este submódulo permite, de acuerdo con el presupuesto y/o la proyección, generar contratos y controlarlos desde el inicio de la obra. Contempla contratos generales, por grupos y a todo costo, los cuales son configurados con variables tributarias, términos de tiempo, requisitos de aprobación (por ejemplo, no realizar pagos si el contrato no está aprobado) y con el documento legal anexo (contrato civil). Incluye controles de vencimiento de pólizas para los diferentes contratos y hace flexible el modo de contratación, afectando las actividades del control presupuestal.
A continuación te dejamos una serie de SINCOTIPS creadas para los usuarios, independiente del perfil que tengan dentro de las concesiones, consorcios y constructoras. Y están basados en la experiencia del equipo de consultoría, quienes día a día aplican estos tips en las capacitaciones, sesiones y diferentes reuniones.
ADPRO/Contratos
- Llevar consecuentemente los procesos de preaprobación y aprobación de contratos, si es posible apoyándose en la lista de chequeo y la posibilidad de manejar adjuntos y observaciones desde la misma, convirtiéndose en una herramienta para los responsables del proceso al interior de cada organización.
- Explorar si es más conveniente el proceso de creación de actas generales (sobre todo para el manejo de caja menor) desde la funcionalidad de Migración de Actas Generales (Actualización o boletín ADP 106). Lo cual se puede convertir en una opción que optimice tiempos para los usuarios encargados de legalizar cajas menores o actas generales como tal.
- Como practica sana, realizar un control, al menos mensual (si es posible quincenal) del estado de los contratos, sean estos generales, por grupos o a todo costo. Usar los informes creados para tal fin, como lo son: informes contratos, con sus filtros de estado de contratos, contratos con otros, pólizas y contratos próximos a vencer. Por otra parte, y sobre todo cuando se acerque el cierre o liquidación de contratistas: informe saldo de anticipos y el Informe de liquidación de contratos
- Abordar los otrosíes o modificaciones contractuales con el contexto requerido y con el conocimiento de su repercusión sobre los procesos de los contratos y actas en SINCO ADPRO y sus integraciones. Recordando que hoy día, es posible manejar el cambio de valor en Contratos Generales (Actualización o boletín ADP 116).
- Revisar al interior de las empresas (con sus respectivas áreas de contratación y legales), si cuentan con la versión multiexplorador actualizada de minutas parametrizables contrato civil (SINCO WORD) y consecuentemente la impresión de contrato civil en formato PDF. Lo cual se convierte en dos mejoras sobre el proceso anterior.
- En la opción de impresión de actas tenemos la funcionalidad de realizar el envío del documento directamente al correo del contratista, para que proceda con la facturación y que no exista lugar a errores que puedan hacer reprocesar el proceso de facturación de nuestros contratistas.
- Además de las observaciones que se gestionan en cada acta, ahora es posible crear unos campos de edición de comentarios, los cuales pueden ser constituidos por empresa (actualización o boletín ADP 115).
- Al generar otrosíes en los contratos, ya sean en cantidad, valor o fecha, recomendamos realizar primero la generación de cambio en fecha este con el objetivo de dejar el registro de los días de prórroga que tendrá el contrato.
- Cuando se debe hacer un otro sí por obras no previstas y se deben mantener los valores y cantidades originales o iniciales de un contrato, en ADPRO puedes mantener esa trazabilidad si las actividades nuevas se incluyen con cantidad en cero, luego se ingresan las cantidades contractuales mediante el otrosí por cantidad de actividad, de esta forma ADPRO separará la versión inicial u original de los otrosíes mediante columnas de adicionales en el reporte 'adicionales del contrato'.
- En los descuentos de menor valor en las actas de contratistas, se recomienda estandarizar los tipos de descuentos mediante la creación de “insumos” en el maestro de insumos, uno por cada concepto:
- Descuento por daños
- Descuento por aseo de obra
- Descuento por no usar EPP
- Descuento por no asistir a comité de obra
De esta forma, existirá una mayor claridad en la impresión de las actas y se tendría un criterio unificado para los descuentos a nivel de empresa.
Equipo de consultoría SINCO ADPRO
