Los materiales pueden llegar a representar entre el 50 % y el 70 % del costo total de una obra; sin embargo, y a pesar de la alta inversión, en ocasiones las compañías se limitan solamente a realizar verificaciones periódicas del estado de sus recursos, dedicando poco o nada de tiempo al análisis de la productividad de los mismos. En el peor de los casos, el material que se necesita se pide y se compra sin tener total claridad respecto a sus cantidades o su destino presupuestal.
Según datos arrojados por el informe Desperdicios vs Control de Materiales, realizado por el profesor e investigador en ingeniería Lucio Soibelman, Ph.D. del Instituto Tecnológico de Massachusetts, se estima que en proyectos de construcción el desperdicio de materiales como el concreto puede llegar a ser hasta de 25 %; el acero, 18 %; arena, 15 %, y el cemento, 9%. Para preocupación de algunos, Soibleman concluye que el desperdicio de material es causado principalmente por deficientes prácticas administrativas.
Cuando un recurso se usa de más y no está generando un valor agregado o un valor al producto final, definitivamente es un desperdicio; por lo tanto, si se logra controlar el mal uso de los recursos materiales, se controlará en un gran porcentaje el costo total de la construcción. Para esto, las empresas del sector pueden apoyarse en la creciente evolución de los sistemas de información, los cuales se han consolidado como los principales motores del cambio y la innovación, en lo que se refiere a la gestión de pedidos de materiales en proyectos de construcción.
Las empresas dedicadas a esta industria, podrían lograr mejores resultados al contar con tecnología que les facilite control integral de los proyectos en lo referente a la gestión de materiales; un control que vaya desde la solicitud misma, pasando por la compra y la recepción del material, hasta el gasto de los recursos disponibles. Así, es posible identificar inversiones innecesarias desde el principio, y no darse cuenta de una mala proyección en un proceso posterior, cuando la pérdida podría ser inevitable.
Es indispensable que la gestión de pedidos se encuentre directamente ligada al presupuesto del proyecto; así, es posible saber si las cantidades contempladas en el requerimiento del material se encuentran bajo los gastos presupuestales previstos.
Por su parte, conocer si existe inventario del material que se está solicitando en el almacén del proyecto, junto con las cantidades del producto que se encuentran en proceso de compra, dará herramientas claves durante la gestión de pedidos de materiales. Así, se podrá tener certeza del inventario de un producto, de sus cantidades compradas y de aquellas que aún no se han recibido en el almacén del proyecto.
Actualmente, las herramientas tecnológicas permiten una gestión a través de internet bastante eficiente, la cual puede ser aprovechada por las empresas dedicadas a la construcción. El área de compras de la empresa, quien finalmente se encarga de tramitar la adquisición del material necesario, no siempre está al lado de la obra, que es lugar desde donde surgen las necesidades de los insumos. Gracias al trabajo en línea, el pedido de la obra se puede reportar inmediatamente en el área de compras, lo cual se traduce en eficiencia, respuesta efectiva y optimización en los tiempos de tramitación.
En definitiva, las compañías del sector constructor tienen al alcance de su mano las herramientas tecnológicas necesarias para fortalecer las buenas prácticas administrativas; de esta manera se evita el desperdicio de materiales y los sobrecostos. En la medida en que la gestión de pedidos de materiales se contemple como un proceso integral del proyecto, será posible controlar eficientemente el presupuesto, las compras y los consumos de materiales, impactando positivamente la productividad de las empresas.