Información segura y en la nube, el camino hacia el futuro

La Política Cero Papel se toma las organizaciones en Colombia, la sostenibilidad ambiental y la reducción del uso de papel en las operaciones rutinarias contribuye en la gestión efectiva, eficiente & eficaz a nivel interno y externo de la compañía. 

Al hablar de Responsabilidad Social Empresarial se tiene por compromiso asumir las consecuencias socio-ambientales que traigan consigo las decisiones y acciones que realiza la organización. De allí, surgen varias iniciativas que buscan contrarrestar su desenlace negativo, una de ellas lleva por nombre Política Cero Papel, la cual tiene como fin la reducción sistemática del uso de papel mediante la sustitución de soportes físicos por documentos electrónicos o digitales. 

Como beneficios está la eliminación de los procesos de impresión y digitalización, reduciendo considerablemente nuestro impacto ambiental al disminuir el espacio de almacenamiento físico.  Lo anterior, debido a que al migrar a documentos digitales el peso de los archivos es menor uno que viene del proceso de digitalización. Adicional podrán ser alojados directamente en la nube, lo que posibilita un almacenamiento más óptimo y seguro, evitando el deterioro o la pérdida de los documentos originales. De acuerdo con la empresa de inteligencia de marketing internacional Arbedeen Group, cerca del 30% de las organizaciones con sistemas de gestión documental tienen un 30% menos de errores y reducen en un 10% menos el gasto operacional. 

"La puesta en marcha del módulo SGD concibió la optimización de los procesos, la reducción de costos y posicional al grupo empresarial a la vanguardia del manejo de las tecnologías de la información y comunicación, integrando los procesos con un sistema amigable que genera informes detallados de fácil análisis, accediendo a la mejora continua en todos los procesos". Cristian Grey, Multiconstrucciones Jp SAS. 

SINCO SGD: Sistema de Gestión Documental, es el módulo especializado en la gestión óptima de los procesos de correspondencia y facturación, así como de la administración del archivo físico y digital de las compañías. Su iniciativa Cero Papel tiene innumerables ventajas como la integración con múltiples módulos de SINCO ERP para el registro y consulta de documentos, apuntando a temas vitales en gestión documental como lo es la confidencialidad de la documentación. Nuestro módulo reduce el volumen de archivos físicos y permite aplicar tiempos de retención documental de manera más eficiente. 

"Implementar SGD nos ha permitido promover nuestra política  de cero papel, centralizar la información, manejar las consultas con más eficiencia y trazabilidad". Erika Sarralde, Kubik Lab. 

En la actualidad se hace más que indispensable hacer uso de las nuevas tecnologías en nuestros procesos de gestión documental, sus beneficios son tangibles como intangibles, a nivel del manejo de la información, reducción de costos, facilidad de obtener información en tiempo real y por consecuencia en aumentar la productividad organizacional. 

“No encuentres clientes para tus productos, encuentra productos para tus clientes”.

Seth Godin